23 lutego
sobota
Romany, Damiana, Polikarpa
Dziś Jutro Pojutrze
     
°/° °/° °/°

Elektroniczne akta pracownicze

Ocena: 0
1344

Nowością jest prowadzenie i przechowywanie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w formie elektronicznej. 

fot. Pixabay, CC0

Od 1 stycznia pracodawca ma obowiązek przechowywać akta pracownicze przez 10 lat i po tym czasie jego obowiązkiem będzie zniszczenie tych dokumentów. Wcześniej pracodawca zawiadomi byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów. Nowe przepisy dotyczą pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.

Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. W tym terminie, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi. Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo osób bliskich w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Pracodawca ma obowiązek kontynuowana prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem w okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji. Dla takiej kontynuowanej dokumentacji okres przechowywania liczyć należy od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy tego pracownika.

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 2019 r. ustala się na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących. Możliwe jest jednak skrócenie terminu przechowywania tej dokumentacji dla stosunków pracy nawiązanych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., przez złożenie do ZUS tzw. raportu informacyjnego. W przypadku skorzystania z tej możliwości okres przechowywania skraca się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.


Idziemy nr 1 (690), 6 stycznia 2019 r.

PODZIEL SIĘ:
OCEŃ:

Autorka jest radcą prawnym



Najczęściej czytane artykuły



Najwyżej oceniane artykuły



Reklama

Miejsce na Twoją reklamę
W tym miejscu może wyświetlać się reklama Twoich usług i produktów. Zapraszamy do kontaktu.
- Materiał partnera serwisu -