Pracodawcy środkami funduszu socjalnego gospodarują na podstawie regulaminu, który powinni posiadać bez względu na to, czy fundusz tworzą obowiązkowo, czy dobrowolnie
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zasada ta obowiązuje w każdym przypadku wydatkowania środków z ZFŚS – zarówno gdy jest on tworzony obowiązkowo, jak i dobrowolnie.
Zatem wartość przyznawanego świadczenia powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Przesłanki te należy rozpatrywać łącznie. Im gorsza sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Stąd też pracodawca ma obowiązek indywidualnie kwalifikować wnioski o przyznanie świadczenia.
Pracodawcy środkami funduszu socjalnego gospodarują na podstawie regulaminu, który powinni posiadać bez względu na to, czy fundusz tworzą obowiązkowo, czy dobrowolnie. W regulaminie tym określa się przede wszystkim zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa natomiast sposobu, w jaki ma nastąpić udokumentowanie spełnienia przesłanek przyznania pomocy ze środków ZFŚS. Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z ZFŚS powinno zatem znajdować uzasadnienie w regulaminie ZFŚS. W jego postanowieniach powinny być sprecyzowane zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie.
Postanowienia regulaminu ZFŚS nie mogą z kolei stać w sprzeczności z innymi przepisami, dla przykładu ustawą o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych nie może bowiem prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. W tym przypadku – udzielenia wsparcia pracownikowi znajdującemu się w trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.
Wydaje się, że oświadczenie o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny ze wskazaniem, ile osób i w jakim wieku składa się na rodzinę pracownika, jest wystarczające, by ustalić, czy pracownik spełnia kryteria do przyznania świadczenia z ZFŚS. Jednak to od pracodawcy zależy, w jaki sposób pozyska te informacje: czy zażąda np. kopii zeznania podatkowego (PIT) osoby będącej członkiem rodzinny pracownika. W tym przypadku rozwiązaniem jest również przedstawienie takiego dokumentu pracodawcy jedynie do wglądu.
Ostatecznie to jednak pracodawca zadecyduje o sposobie pozyskiwania informacji o pracowniku i jego rodzinie. Oczekując na pomoc ze strony zakładu, pracownik musi liczyć się z tym, że będzie miał obowiązek przedstawić sytuację swojej rodziny, w tym dochody domowników.